玉泉区民政局关于做好村（居）委会换届选举文件材料归档管理工作的通知

小黑河镇、各街道办事处：

为进一步加强我区城乡基层民主政治建设，根据《中华人民共和国村民委员会组织法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《内蒙古自治区嘎查村民委员会选举规程》、《内蒙古自治区嘎查村、社区“两委”换届工作指导手册》等有关法律法规，结合我区实际，现就做好全区村（居）委会换届选举材料归档管理工作通知如下：

一、加强选举档案管理工作的组织领导

小黑河镇、各街道要把所属村（居）委会换届选举档案管理作为一项重要的基础工作，明确档案管理的分管领导和具体工作人员，按照“谁形成、谁整理、分级负责”原则，加强档案管理工作，确保本地区换届选举档案的完整、安全和有效利用，不断巩固和提高村（居）委会换届选举工作水平。

二、确保选举档案的齐全完整和安全保管

选举档案管理的范围，主要包括文书档案、声像档案。小黑河镇、各街道、行政村（居）要建立完整的换届选举档案，凡是村（居）委会换届选举过程中直接形成的反映换届选举工作具有保存、查考和利用价值的文字、图表、照片、录音、录像等资料，都在收集归档范围之内（文件材料归档范围见附件）。要确保村（居）委会换届选举工作中形成的文件材料制作规范，收集齐全完整，符合国家规定的档案整理标准。换届选举档案由村（居）委会统一保管；确无保管条件的村（居），其相关档案可以移交镇（街道）集中管理。

三、需要报送区村、社区“两委”换届办公室的选举文件材料

小黑河镇、各街道除了在选举部署阶段上报的文件材料，以及按照区村、社区“两委”办公室要求报送相关统计报表外，同时需要报送以下选举文件材料：

1.区委组织部、区民政局、要求报送的换届选举工作各类统计报表；

2.联审结果统计表、村（居）民委员会成员花名册、村（居）务监督委员会选举结果报告单和成员花名册；

3.小黑河镇、各街道关于村（居）民委员会选举工作情况总结；

4.其他有关选举工作资料。

请各小黑河镇、各街道于2月25日前向区两委换届领导小组办公室（区政府128办公室）报送以上资料。

四、强化选举档案管理工作的监督检查

村（居）民委员会选举工作档案，应真实、准确、完整、规范；凡归档的文字材料，必须使用规范用纸，有利于长期保存，要保证字迹清楚，禁止使用铅笔、圆珠笔书写。声像档案要确保声音、图像清晰。要严肃档案管理工作纪律，认真遵守档案管理规定，坚决杜绝违反档案管理法律法规的行为。密封的选票在保管期内，未经批准不得擅自开启。销毁档案前要按照有关规定办理销毁手续，未经批准不得擅自销毁。

附件：1.小黑河镇、各街道形成的村（居）民委员会换届工作文件归档范围。

      2. 村（社区）形成的村（居）民委员会换届选举文件材料归档范围

                                 玉泉区民政局

                                2021年2月9日

附件1

小黑河镇、各街道形成的村（居）民委员会

换届工作文件归档范围

1.上级和有关部门关于选举工作的文件、方案；

2.本级关于成立换届选举工作领导、指导机构、资格审查的决定及候选人员名单，镇（街道）指导组派到各村（（居））的选举督导组和联络员名单；

3.镇（街道）选举工作实施意见、日程安排、工作要求、决定、会议通知、议程、会议记录或纪要等；

4.向上级部门报送的选举工作报告、请示、方案、计划、重要问题的处理、选举经费的预决算，以及上级有关部门的批复文件；

5.换届选举工作人员业务培训文件，包括选举骨干培训材料、培训内容、方案和参训人员名单；

6.换届选举宣传工作中形成的文件，包括选举宣传提纲，宣传材料和标语；

7.选举前期准备工作中的调研情况；

8.选举工作简报和情况通报；

9.检查验收工作的材料；

10.选举工作来信来访记录及调查、原始材料和处理结果；

11.镇（街道）统一制作的换届工作文书样式，各类表格、选民证、选票、委托书样式等；

12.各村呈报的换届选举请示、候选人名单等，以及对候选人的审核、考察、批复文件；

13.各村上报的选举结果报告单和当选人员花名册；

14.对各村选举工作的批复、通知；

15.换届工作统计表：玉泉区第十一届村（居）委员会工作候选人资格审查统计表、玉泉区第十一届村（居）换届进度调度表；

16.镇、街道对换届选举工作的检查验收和总结文件；

17.选举工作有关照片、音像、光盘等；

18.其它有保存价值的选举文件材料。

附件2

村（社区）形成的村（居）民委员会换届选举文件材料归档范围

1.上级党委、政府有关选举工作的文件；

2.村民大会、村民代表会议和村民选举委员会会议记录、会议纪要、签到表；

3.村（居）民委员会选举工作实施方案、日程安排和选举工作会议记录；

4.第十一届村（居）代表会议材料及讨论通过的村（居）选举委员会推选办法、村（居）代表选举办法。

5.宣传发动工作及选举宣传材料，包括工作简报、信息；

6.村（居）选举委员会成员名单及推选情况材料；

7.镇（街道）指导组、村（居）委会、村（居）民选举委员会发布的有关选举公告文稿、张贴现场照片；

8.选民登记名册、选民证、委托投票登记材料、委托投票证、选票式样；

9.候选人提名表、资格审查资料和竞选预选大会相关资料、候选人确定公告，正式候选人签订的“四项承诺书”；

10.投票选举大会议程，有关工作人员名单及岗位安排；

11.流动票箱使用办法、投票须知，唱票、计票、监票等工作安排；

12.选票检票、计票结果统计材料、选举情况报告单；

13.计票后经签字确认封存的选票；

14.当选村（居）民委员会主任及成员、村务监督委员会、村（居）民委员会成员、村民代表、村民小组村妇女代表会、村民兵连、村民议事会、红白理事会、道德评议会、禁毒禁赌会、成员花名册、修订完善的村规民约；

15.任期和离任审计资料、民主评议结果；

16.工作移交情况，新老村（居）委员会交接档案凭证、文据；

17.选举工作书面情况总结；

18.其他有保存价值的选举文件材料；

19.村（居）民委员会职责分工，参训人员名单和培训内容；

20.换届选举中的来信来访记录，信访原始材料和调查处理材料。